皆様は、どこかで、トラブルになるとまず内容証明を送る、という話を聞いたことがあるかもしれません。お客様からも、揉めた場合にはまず内容証明を送るのでしょうか、とのご質問を受けることが良くあります。
今回は、そんな内容証明について、どのような時に使うのか、またどうやって出すのか、解説していきたいと思います。
まず、内容証明ですが、そのような名前の特殊な文書があるわけではなく、普通郵便や簡易書留郵便などと同じく、郵送する方法の一つになります。
そして、内容証明郵便は、普通郵便や簡易書留郵便とは異なり、いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛に差し出したのかを、後で郵便局が証明してくれるところにその特色があります。
ですので、文書の名宛人は、内容証明郵便を受け取ると、後でそのような文書は知らない、と抗弁することが極めて難しくなります。
内容証明がその本領を発揮するのは、法律上、名宛人に文書が届いた事実が必要となる場合です。典型的な例としては、賃貸借契約の解除です。
契約は、解除したいと思った場合、その旨（の意思表示を）相手方に伝えなければなりません。
賃貸借契約の場合、賃貸人は、契約解除する旨、賃借人に文書等で伝える必要があります。
そこで、文書が届いたことを後で証明できるよう、内容証明郵便が使われるのです。
また、法律上、名宛人に文書が届いた事実が必要な場合とまではいかなくとも、最初にお話ししたとおり、内容証明郵便で送ることは、強気に出る、裁判も辞さない、とのイメージがあることから、内容証明郵便で最後通告を行い、名宛人に再考を促すことも良くあります。
例えば、期限までにお金を返さない相手方に、ここで反応しないともう裁判を起こすぞ、という最終通告として内容証明郵便で催促する、などです。
逆に、円満な解決を目指す場合は、内容証明郵便ではなく、普通郵便や簡易書留郵便などを用いて、角が立たないようにすることもあります。
また、内容証明郵便で出す場合でも、言葉遣いを柔らかくし、威圧的な文言を減らすことで、同様の効果を狙うこともあります。
このように、実際の交渉に当たっては、画一的に内容証明郵便で強気に押すだけではなく、事案に応じて郵便の種類や文書の内容を使い分けることが重要です。
内容証明郵便ですが、良くあるのは、名宛人が受け取らないパターンです。
内容証明郵便は、配達員が名宛人に直接手渡して、名宛人の受領のサインを貰ってはじめて効力を持ちますので、名宛人の中には、敢えて受け取らない、不在通知も無視する、といった対応で凌ごうと考える人もいます。
そうすると、内容証明郵便は、一定期間を経過したのち、差出人に戻されてしまいます。
そのような事態に対処するためには、内容証明郵便と併せて特定記録郵便を利用する方法がお勧めです。
特定記録郵便とは、郵便物の引受を記録するサービスで、少なくとも郵便局が当該文書を引き受け、名宛人の郵便ポスト等に配達したところまでを記録に残すことが可能です。
この特定記録郵便を併用することで、内容証明郵便は受け取っていないが、特定記録郵便は届いている、との事実を固め、後で名宛人から受領の有無について争われても闘えるようにしておくのです。
内容証明郵便は、弁護士に限らず、誰でも利用することができます。
ただし、その利用方法は、他の郵便とは異なり少し特殊ですので、注意が必要です。
内容証明郵便は、①郵便窓口、②郵便局ホームページのいずれかを利用して提出します。
①郵便窓口を利用する場合には、
- 内容証明文書３通（差出文書１通＋謄本２通）
- 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒
- 手数料
を事前に準備する必要があります。
この文書は、字数や行数、用いる文字等に制限があり（詳しくは郵便局ホームページをご確認ください）、この制限を守らないと受付がされません。
また、内容証明を提出できる郵便局は、集配郵便局等、ある程度の規模を持つ郵便局に限られます。
②郵便局ホームページを利用する場合には、
事前に郵便局の「電子内容証明サービス（E内容証明）」に利用登録（無料）を行います。
登録後は、ログインしてwordファイルで作成した内容証明文書をアップロードし、差出人や受取人の情報等を登録して発送します。
ここでいう内容証明文書は、①郵便窓口を利用した内容証明文書とは異なります。
郵便局のホームページにフォーマットがあるため、同フォーマットを用いて作成します。
用いる文字等に制限があるのは、①郵便窓口と同様です。
①②を比較すると分かると思うのですが、②「郵便局ホームページ」の方が圧倒的に掛かる手間が少なく済むので、大半の方（弁護士）は②を利用している印象です。
内容証明郵便は、弁護士に依頼せずとも差し出すことはそれほど難しくありません。
しかし、内容証明郵便にどのような内容を記載するのかはまず一考しなければなりません。
その記載で法律上の効果が生じるのか、また記載内容が今後の交渉に悪影響を及ぼす可能性はあるのか、諸々検討したうえで提出するのが望ましいでしょう。
また、弁護士名義で差し出すことで、それまで動かなかった事案を動かすことができる場合もあります。内容証明を出すべきかお悩みの方は、是非一度ご相談を頂けますと幸いです。
